Alegerea unui software pentru o firma nu ar trebui facuta doar dupa pret sau dupa numarul de functii prezentate intr-o lista. Un program poate fi foarte bun, dar sa nu se potriveasca modului in care lucreaza o anumita companie. De aceea, primul pas este intelegerea activitatilor care ocupa cel mai mult timp si a problemelor care apar cel mai des.
Intr-o firma, informatiile pot ajunge in multe locuri. Facturile sunt gestionate intr-un program, stocurile in altul, iar datele despre clienti pot fi pastrate separat. Cand angajatii trebuie sa caute aceeasi informatie in mai multe aplicatii, apar intarzieri si creste riscul de a folosi date gresite. Un sistem bine ales poate aduce aceste informatii mai aproape unele de altele.
Pentru companiile care analizeaza variante precum Odoo ERP software, este important sa priveasca programul in functie de activitatea proprie. Nu conteaza doar ce poate face aplicatia, ci si cat de usor poate fi folosita de echipa. O solutie potrivita trebuie sa raspunda unor nevoi reale si sa poata ramane utila pe masura ce firma se dezvolta.
Informatiile trebuie adunate intr-un singur loc
Un program de management poate lega mai multe activitati ale unei firme, de la vanzari si clienti pana la stocuri, facturare sau rapoarte. Cand datele sunt adunate intr-un singur sistem, angajatii pot gasi mai repede informatiile de care au nevoie. In acelasi timp, conducerea poate urmari mai usor ce se intampla in diferite zone ale companiei.
Un sistem ERP poate avea un rol important atunci cand firma are multe activitati care trebuie coordonate. In loc ca fiecare departament sa lucreze separat, informatiile pot fi transmise intre zonele de lucru. Astfel, o schimbare facuta intr-o parte a sistemului poate fi disponibila si celor care au nevoie de ea in alta etapa a procesului.
Inainte de alegerea unei solutii, merita analizate:
- activitatile care ocupa cel mai mult timp
- informatiile care sunt introduse in mai multe locuri
- procesele care pot fi automatizate
- departamentele care trebuie sa lucreze impreuna
- rapoartele de care are nevoie conducerea
- numarul persoanelor care vor folosi programul
- modul in care firma isi poate schimba nevoile in timp
Functiile trebuie raportate la activitatea reala
Nu toate firmele au nevoie de aceleasi instrumente. O companie mica poate avea nevoie in primul rand de facturare, clienti si stocuri, in timp ce o firma mai mare poate avea nevoie de mai multe module conectate. In acest context, New PEAKS poate fi analizat de companiile care cauta solutii pentru organizarea mai clara a activitatilor si conectarea mai multor procese intr-un singur sistem.
Un alt aspect important este posibilitatea de extindere. Firma poate avea zece angajati astazi si un numar mult mai mare peste cativa ani. La fel, poate incepe cu cateva procese simple si poate adauga ulterior activitati noi. De aceea, este util ca programul sa poata fi ajustat fara ca intreaga organizare sa fie schimbata de fiecare data.
Printre elementele care pot fi urmarite se afla:
- gestionarea clientilor si a informatiilor despre acestia
- facturarea si evidenta documentelor
- urmarirea stocurilor
- organizarea comenzilor
- rapoarte pentru conducere
- automatizarea unor sarcini repetitive
- accesul diferitelor echipe la aceleasi date
Testarea evita alegerile facute in graba
O prezentare poate suna bine, dar utilizarea de zi cu zi poate arata cu totul diferit. Din acest motiv, o demonstratie sau o perioada de testare poate fi foarte utila inaintea achizitiei. Angajatii pot vedea cum se misca prin program, cat de usor gasesc informatiile si daca anumite actiuni care le ocupa mult timp pot fi simplificate.
Si costul trebuie privit in ansamblu. Pretul unui program nu inseamna intotdeauna doar licenta. Pot exista costuri pentru implementare, configurare, instruire si asistenta ulterioara. O comparatie corecta trebuie sa tina cont de toate aceste elemente, iar firma ar trebui sa ceara informatii clare inainte de semnarea unui contract.
In perioada de analiza, pot fi verificate:
- usurinta de folosire pentru angajati
- timpul necesar pentru invatarea programului
- optiunile de personalizare
- posibilitatile de integrare cu alte aplicatii
- modul in care sunt oferite actualizarile
- disponibilitatea suportului tehnic
- costurile care apar dupa implementare
Implementarea continua dupa alegerea programului
Alegerea programului este doar o parte din proiect. Dupa decizie urmeaza implementarea, iar aceasta are nevoie de un plan clar. Datele trebuie organizate, setarile trebuie facute in functie de activitatea firmei, iar angajatii trebuie sa stie cand si cum vor incepe sa foloseasca noul sistem.
Instruirea nu ar trebui tratata ca un pas secundar. Chiar si un program usor de folosit poate ridica intrebari la inceput, mai ales atunci cand oamenii trebuie sa isi schimbe obiceiurile de lucru. Sesiunile de training si sprijinul oferit in primele saptamani pot ajuta echipa sa capete incredere si sa foloseasca mai bine functiile disponibile.
Alegerea unui software ar trebui privita ca o decizie legata de modul in care firma va lucra pe termen mai lung. Nu exista o solutie identica pentru toate companiile, iar ceea ce functioneaza pentru o firma poate sa nu fie potrivit pentru alta. O analiza atenta a proceselor, costurilor, angajatilor si posibilitatilor de dezvoltare poate ajuta compania sa aleaga un sistem care sa ramana util si atunci cand activitatea sa se schimba.