Un administrator fără pregătire financiară poate afla în aproximativ zece minute unde sunt banii firmei și cine i-a finanțat, dacă parcurge bilanțul într-o ordine fixă: formularul, activele, sursele, trei calcule simple și lista de întrebări pentru contabil. Ordinea aceasta este descrisă pe Contarea, platformă educațională de analiză economico-financiară, și se reduce la cinci pași.
Miza este practică. Bilanțul ajunge pe masa administratorului gata întocmit, iar semnătura lui confirmă un document pe care, de multe ori, îl vede pentru întâia oară cu puțin înainte de depunere. Contarea pornește de la ideea că persoana care răspunde de document trebuie să îl poată citi singură, măcar în linii mari, fără să devină contabil.
Pasul întâi: ce formular se află pe masă
Înainte de orice cifră, administratorul se uită la tipul formularului. Potrivit OMFP nr. 1802/2014, microentitățile și entitățile mici întocmesc bilanț prescurtat, iar entitățile mijlocii și mari bilanț complet. Diferența contează dintr-un motiv banal: același element are alt număr de rând. Totalul activelor circulante, de exemplu, se găsește la rândul 41 în bilanțul complet și la rândul 09 în cel prescurtat. Cine caută o cifră după un număr de rând auzit de la altcineva riscă să citească altceva decât crede.
Pentru o primă citire ajung cinci totaluri, nu toate rândurile:
- active imobilizate: rd. 04 în bilanțul prescurtat, rd. 25 în cel complet;
- active circulante: rd. 09, respectiv rd. 41;
- datorii care trebuie plătite până la un an: rd. 13, respectiv rd. 53;
- datorii cu scadență peste un an: rd. 16, respectiv rd. 64;
- capitaluri proprii: rd. 46, respectiv rd. 100.
Notate pe o foaie, aceste cinci cifre sunt materialul de lucru pentru tot ce urmează. Restul formularului poate aștepta o a doua lectură.
Pasul al doilea: activele, adică locul în care stau banii
Prima parte a bilanțului arată în ce s-au transformat banii firmei. Ordinea nu este întâmplătoare: se pornește de la elementele greu de transformat în numerar și se ajunge la cele lichide. Întâi vin activele imobilizate, adică bunurile cu care firma lucrează ani la rând. Urmează stocurile, apoi creanțele, adică sumele pe care clienții le datorează firmei, investițiile pe termen scurt și, la capăt, casa și conturile la bănci.
Întrebarea pe care și-o pune administratorul aici este una singură: unde sunt blocați banii? O firmă poate avea active mari și un cont aproape gol, dacă valoarea stă în marfă nevândută sau în facturi neîncasate. De aceea rândul de bani efectivi se compară cu rândurile de stocuri și de creanțe. Proporția dintre ele spune mai mult decât totalul.
Pasul al treilea: sursele, adică cine a finanțat activele
Partea a doua a formularului răspunde la întrebarea complementară. Activele au fost plătite fie din banii altora, fie din banii asociaților. Banii altora apar ca datorii până la un an și datorii peste un an, lângă care stau provizioanele și veniturile în avans. Banii asociaților apar în capitalurile proprii, definite ca interesul rezidual al asociaților în active, după deducerea tuturor datoriilor: pe hârtie, ceea ce le-ar rămâne dacă activele ar fi valorificate și datoriile stinse la valorile din bilanț.
Tot acum se face o verificare rapidă: totalul activelor trebuie să fie egal cu totalul surselor. Egalitatea nu dovedește că firma stă bine, ci doar că formularul este coerent. Dacă cifrele nu se închid, discuția cu contabilul începe de aici.
Pasul al patrulea: trei întrebări cu răspuns în cifre
Cu cele cinci totaluri pe foaie, trei calcule dau o imagine de ansamblu. Pe site este folosit un exemplu ilustrativ, o fabrică de mobilă fictivă, cu active circulante de 800.000 lei, datorii până la un an de 500.000 lei, capitaluri proprii de 900.000 lei și un total al activelor de 1.700.000 lei.
- Poate firma să își plătească datoriile scadente în următorul an din ce deține pe termen scurt? Lichiditatea curentă împarte activele circulante la datoriile până la un an: 800.000 ÷ 500.000 = 1,60.
- Cât din ce deține firma este finanțat de asociați? Autonomia financiară împarte capitalurile proprii la totalul activelor: 900.000 ÷ 1.700.000 = 52,9%.
- Ce rămâne din activele pe termen scurt după acoperirea datoriilor curente? Activele circulante nete sunt diferența dintre cele două: 800.000 − 500.000 = 300.000 lei.
Tentația este ca rezultatele să fie comparate cu o cifră „corectă”. Reglementările nu fixează însă praguri pentru aceste rapoarte. Comparația utilă se face cu exercițiul anterior, iar formularul o înlesnește, fiindcă are două coloane, una pentru începutul și una pentru sfârșitul exercițiului. A doua comparație se face cu ramura în care activează firma, nu cu o valoare de manual. O lichiditate de 1,60 ridică un fel de întrebări dacă în coloana de început figura o valoare mult mai mare și cu totul altele dacă figura una mai mică.
Pasul al cincilea: ce nu spune bilanțul
Bilanțul este o fotografie la o dată anume. Arată situația din ultima zi a exercițiului, nu filmul anului. Rezultatul apare doar ca total, fără explicația felului în care s-a format, iar creanțele apar ca sumă, fără vechime: din formular nu se vede dacă facturile neîncasate sunt recente sau zac de multă vreme.
De aici decurg trei întrebări pe care administratorul le poate adresa contabilului înainte de a semna. Cât din creanțe este restant? Ce conține rândul de stocuri, marfă care se vinde curent sau produse rămase de la sezoane vechi? Ce explică variația datoriilor față de începutul exercițiului? Răspunsurile nu se găsesc în formular, ci în evidențele din spatele lui, iar contabilul le are la îndemână.
Ordinea completă, cu rândurile din ambele formulare și cu exemplul fabricii de mobilă, este prezentată pe site într-un articol despre ordinea în care se citește un bilanț. Materialul face parte din blogul platformei, unde explicațiile sunt însoțite de exemple numerice cu firme fictive, marcate ca exemple ilustrative.
De la rânduri la indicatori, fără calcule de mână
Administratorul care nu vrea să împartă cifrele cu creionul are la dispoziție Analizorul de bilanț de pe Contarea. Unealta pornește de la 23 de câmpuri din bilanț și din contul de profit și pierdere și transformă rândurile în indicatori. Calculul rulează local, în browser, fără cont și fără cookie-uri, iar cifrele introduse nu sunt trimise și nu sunt salvate. Rezultatele se pot descărca în format CSV sau tipări, ceea ce le face ușor de dus la discuția cu contabilul.
Un lucru trebuie reținut: rezultatele sunt orientative. Platforma le prezintă ca material educațional, nu ca opinie profesională, iar pentru decizii pe cifrele reale ale firmei trimite la un specialist autorizat. Textele sunt scrise și verificate de Luiza Mantu, Chief Financial Officer REALCONT®, membră CECCAR, iar numele ei și data actualizării apar pe fiecare pagină de conținut.
Zece minute nu fac dintr-un administrator un analist financiar. Îi dau însă cinci cifre, trei rapoarte și trei întrebări, adică suficient pentru ca semnătura să fie pusă în cunoștință de cauză, iar discuția cu contabilul să înceapă direct de la subiect.
