Semnătura electronică are, în Uniunea Europeană, trei niveluri definite prin aceeași reglementare comună: simplă, avansată și calificată. Diferența dintre ele ține de cât de sigur poate fi identificat semnatarul și de cât de ușor poate fi contestat documentul. Doar semnătura electronică calificată are, prin lege, același efect juridic ca semnătura olografă în toate statele membre. Pentru o firmă mică, alegerea nivelului depinde de tipul documentelor semnate și de cerințele partenerilor.
Ce este semnătura electronică?
Semnătura electronică este un set de date în format electronic, atașat unui document sau asociat logic cu el, prin care semnatarul își exprimă acordul cu conținutul. Termenul acoperă variante foarte diferite: de la un nume scris la finalul unui e-mail până la o semnătură creată cu un certificat digital emis de un furnizor autorizat.
Care sunt diferențele dintre cele trei niveluri de semnătură electronică?
Cele trei niveluri se deosebesc prin modul de identificare a semnatarului și prin protecția documentului împotriva modificărilor ulterioare.
| Nivel | Exemple | Identificarea semnatarului | Efect juridic |
|---|---|---|---|
| Simplă | Nume tastat, imagine scanată a semnăturii, bifă de acceptare | Slabă sau inexistentă | Admisă ca probă, dar ușor de contestat |
| Avansată | Semnătură legată unic de semnatar, cu detectarea oricărei modificări | Bună, prin date aflate sub controlul exclusiv al semnatarului | Valoare probatorie mai mare decât cea simplă |
| Calificată | Semnătură avansată, bazată pe certificat calificat și pe un dispozitiv securizat | Verificată de un prestator de servicii de încredere calificat | Echivalentă cu semnătura olografă în toată Uniunea Europeană |
O imagine a semnăturii lipită într-un PDF rămâne o semnătură simplă, oricât de convingătoare ar arăta, pentru că nu dovedește cine a pus-o acolo și nici că documentul nu a fost modificat ulterior.
Când îi este utilă unei firme mici semnătura electronică?
Semnătura electronică îi este utilă unei firme mici atunci când semnează des documente cu parteneri aflați în alte orașe sau țări, când depune documente online la instituții care o acceptă sau o cer și atunci când vrea să elimine imprimarea și scanarea. Situațiile tipice sunt:
- contracte cu clienți și furnizori, încheiate de la distanță;
- oferte, comenzi și procese-verbale de predare;
- documente transmise online către autorități care acceptă depunerea electronică;
- documente interne, cum ar fi aprobări și referate.
Pentru unele acte, legea poate impune o anumită formă, de exemplu forma autentică la notar. Ce nivel de semnătură este suficient pentru un document anume se stabilește cel mai sigur împreună cu un jurist sau cu contabilul firmei.
Cum se obține o semnătură electronică calificată?
O semnătură electronică calificată se obține de la un prestator de servicii de încredere calificat, după verificarea identității solicitantului. Pașii obișnuiți sunt:
- alegerea unui prestator inclus în lista oficială de încredere a statelor membre;
- completarea cererii și verificarea identității, la sediu sau prin video, după procedura prestatorului;
- primirea certificatului pe un dispozitiv fizic, de tip stick, sau într-un serviciu securizat la distanță;
- instalarea programului de semnare și testarea pe un document de probă.
Certificatul are o valabilitate limitată, de obicei între unu și trei ani, și trebuie reînnoit înainte de expirare. Accesul la el se protejează cu un cod PIN, păstrat la fel de atent ca parolele firmei, eventual într-un manager de parole pentru firma mică.
Cum se verifică un document semnat electronic?
Un document semnat electronic se verifică deschizându-l într-un program care afișează panoul de semnături, unde apar numele semnatarului, emitentul certificatului, data semnării și dacă documentul a fost modificat după semnare. Un mesaj de tipul „semnătura este validă” confirmă că fișierul este intact. Dacă documentul este tipărit, semnătura electronică își pierde valoarea, pentru că verificarea se poate face doar pe fișierul original.
Cum se integrează semnătura electronică în lucrul de zi cu zi?
Semnătura electronică se integrează cel mai ușor printr-o regulă internă simplă: ce documente se semnează electronic, cine are dreptul să semneze și unde se arhivează fișierele semnate. Arhiva trebuie să păstreze documentele în forma originală, nu ca imagini sau capturi de ecran.
Semnarea se potrivește bine cu celelalte instrumente digitale de care are nevoie o firmă mică la pornire și cu automatizările simple pentru munca administrativă. Documentele semnate electronic se predau apoi contabilului în același format, alături de celelalte documente lunare ale firmei.
