Lunar, contabilului îi dai tot ce dovedește o operațiune a firmei: facturile emise și primite, extrasele de cont, documentele de casă, actele privind personalul și contractele noi. Cu cât pachetul este mai complet și mai ordonat, cu atât înregistrările se fac mai repede și cu mai puține întrebări. Răspunsurile de mai jos acoperă dilemele cele mai frecvente ale antreprenorilor.
Ce documente trebuie să primească contabilul în fiecare lună?
Regula de bază este simplă: orice a modificat banii, stocurile sau obligațiile firmei într-o lună trebuie să se regăsească într-un document predat. Practic, vorbim despre următoarele categorii:
- facturile emise clienților, inclusiv cele stornate sau anulate;
- facturile și bonurile fiscale primite de la furnizori;
- extrasele bancare pentru toate conturile firmei;
- chitanțele, dispozițiile de plată și registrul de casă, dacă se lucrează cu numerar;
- documente privind salariile și personalul: pontaje, concedii, contracte noi sau încetate;
- contracte, comenzi și alte acte care explică operațiunile mai puțin obișnuite.
Contabilul îți poate spune dacă în activitatea ta mai apar și alte documente specifice, cum ar fi cele de transport, de gestiune sau privind deplasările. Întrebarea merită pusă o singură dată, la început, și răspunsul notat.
Odată ce ai lista, transformă-o într-un obicei: aceeași foaie, aceeași ordine, aceleași nume de fișiere. Predictibilitatea îl ajută pe contabil să recunoască imediat fiecare piesă din pachet și îți dă ție certitudinea că nu ai uitat nimic important.
Care sunt documentele justificative și de ce contează?
Documentul justificativ este actul care atestă o operațiune economică și pe baza căruia contabilul face înregistrarea. Fără el, o cheltuială nu poate fi susținută în fața unui control, iar un venit nu poate fi demonstrat. Nu orice hârtie este însă un document valid: trebuie să aibă datele de identificare ale părților, data, descrierea și valoarea. Lista completă a actelor și logica din spatele lor sunt tratate în articolul despre documentele justificative lunare, care detaliază ce se predă și de ce.
Când trebuie să ajungă documentele la contabil?
Cel mai bine, la o dată fixă din prima parte a lunii următoare, stabilită de comun acord. Contabilul își planifică munca pe baza acestor termene: dacă primește documentele în ultimul moment, riscă să nu mai aibă timp pentru verificări. Dacă ai un volum mare de documente, trimite-le pe parcursul lunii, în loturi, nu toate odată.
O soluție practică este o predare săptămânală sau bilunară pentru facturile primite, iar la final de lună completezi cu extrasele și cu ce a mai rămas. Astfel, grămada de la sfârșit se micșorează considerabil.
În ce formă le predai: hârtie sau electronic?
Depinde de ce acceptă contabilul și de ce cere legea pentru fiecare tip de document. Majoritatea documentelor circulă în prezent electronic, în format lizibil, dar unele pot exista în original pe hârtie și trebuie păstrate. Întreabă contabilul ce preferă, ca să nu faci dublă muncă. Dacă scanezi documente, asigură-te că imaginile sunt clare și complete și că numele fișierelor spun ce conțin.
Cum organizez documentele ca să nu mă încurc?
Ține un singur loc pentru tot ce trebuie predat. Ar putea fi un folder fizic cu despărțituri și unul digital cu aceeași structură: emise, primite, bancă, casă, personal, contracte. Pune fiecare document la locul lui în ziua în care îl ai. Nu amâna sortarea pentru sfârșitul lunii, pentru că atunci nu îți mai amintești ce a fost fiecare lucru.
La sfârșit de lună, fă o verificare rapidă: numărul facturilor emise corespunde cu cel din programul de facturare? Ai extrasele pentru toate conturile? Există plăți în bancă pentru care nu ai niciun document? Aceste trei întrebări prind majoritatea lipsurilor.
Ce fac cu documentele pe care nu le am?
Se întâmplă să lipsească o factură sau un bon. Nu le inventa și nu cere unui furnizor un document cu dată anterioară. Cere un duplicat sau o copie și explică situația contabilului, care îți va spune cum se tratează cazul. Pentru plăți făcute pentru firmă din bani personali, cere o discuție prealabilă cu contabilul despre documentele necesare și modul de justificare.
Ce se întâmplă dacă documentele sunt predate cu întârziere sau incomplet?
Consecințele diferă. Uneori înseamnă doar o înregistrare mai târzie, alteori o declarație depusă pe baze incomplete, care va trebui corectată. Dacă știi că vei întârzia, anunță contabilul din timp și trimite măcar partea care este gata. Comunicarea deschisă îți dă posibilitatea să găsiți împreună o soluție și îl ajută să-și organizeze timpul. Iar dacă observi ulterior că ai uitat un document, spune imediat; o corecție făcută repede costă mai puțin decât una descoperită la un control.
Cum știu că pachetul lunar este complet?
Folosește o foaie de control, cu aceleași puncte în fiecare lună, pe care o bifezi înainte de trimitere. Include în ea categoriile de mai sus și un spațiu pentru observații: facturi lipsă, plăți neclare, operațiuni neobișnuite. Contabilul o va citi ca pe un rezumat al lunii și va ști unde să se uite mai atent.
Dacă ai nevoie de o privire de ansamblu asupra modului în care funcționează relația dintre firmă și contabil, o poți găsi pe FiscalPress, unde subiectele sunt explicate pe înțeles, iar exemplele se leagă de situații întâlnite în firmele mici.
Ce schimb în procedură pe măsură ce firma crește?
La început, o discuție la telefon și un folder pot fi suficiente. Cu cât crește volumul, cu atât ai nevoie de reguli scrise: cine adună documentele, cine le verifică, în ce format se trimit și până când. Revizuiește procedura o dată pe an, cu contabilul alături. Schimbările mici, făcute din timp, te scutesc de reorganizări dureroase atunci când firma ajunge să aibă mai mulți angajați și mai multe conturi bancare, iar documentele încep să vină din mai multe direcții.
