Mesajul de follow-up după un eveniment de afaceri se trimite în 24–48 de ore, este scurt, amintește o idee concretă din conversația voastră și propune un singur pas următor, de obicei o discuție de douăzeci de minute sau trimiterea unui material promis. Cine așteaptă o săptămână riscă să fie uitat, pentru că la un eveniment omul întâlnește zeci de persoane și își amintește bine doar câteva.
Mulți antreprenori fac partea grea, adică merg la eveniment, stau de vorbă cu oamenii, schimbă date de contact, apoi se opresc exact acolo unde ar începe relația propriu-zisă. Contactul rămâne într-un telefon, iar peste o lună nu mai știi nici cum îl cheamă, nici despre ce ați vorbit. Un follow-up bine făcut rezolvă asta în cinci minute.
De ce se pierd atât de multe contacte după eveniment?
Cauza principală nu este lipsa interesului, ci lipsa unui motiv clar de a scrie. Când te întorci la birou, te așteaptă comenzi, clienți, facturi, iar un mesaj către un om pe care l-ai cunoscut o dată pare cel mai puțin urgent lucru de pe listă. A doua cauză este jena: ți se pare că deranjezi sau că pari insistent.
În realitate, majoritatea oamenilor apreciază un mesaj politicos și precis. Ei înșiși au aceeași ezitare și sunt bucuroși când cineva face primul pas. Dacă mesajul tău oferă ceva, fie și o informație utilă, nu deranjezi, ci ajuți.
Când și cum trimiți primul mesaj?
Cel mai bun moment este în ziua următoare evenimentului sau, cel târziu, a doua zi. Memoria conversației este încă proaspătă la amândoi. Dacă ai promis ceva (un articol, o recomandare, o prezentare), trimite-l în aceeași zi, fără să mai aștepți.
Canalul depinde de ce ați stabilit. Dacă ați schimbat cărți de vizită și nimic altceva, un e-mail scurt sau un mesaj pe o rețea profesională este potrivit. Dacă v-ați dat numărul de telefon și ați vorbit relaxat, un mesaj scris direct e mai firesc. Evită apelurile nepregătite: omul nu știe cine sună și nu are de ce să răspundă.
Ce conține un mesaj de follow-up bun?
Un mesaj eficient are patru elemente, în această ordine, și încape în cinci-șase rânduri:
- Reamintirea contextului: unde v-ați întâlnit și un detaliu care să-l ajute să te plaseze (subiectul discuției, o glumă, o întrebare pe care ți-a pus-o).
- Valoarea: ceva util pentru el, de pildă un link la un articol despre problema lui sau numele unui furnizor care i-ar rezolva o nevoie.
- Pasul următor: o propunere concretă, cu o limită de timp mică, precum o discuție de douăzeci de minute în săptămâna viitoare.
- Ușa deschisă: o formulare care îi permite să refuze fără stânjeneală.
Observă că nu apare nicio prezentare lungă a firmei tale. Dacă omul vrea detalii, le cere. Dacă vrei să-ți construiești o prezentare de scurtă durată pentru astfel de situații, merită să vezi și cum te prezinți în 30 de secunde, pentru că un follow-up bun pornește de la o primă impresie clară.
Cum arată un exemplu real de mesaj?
Să presupunem că ai cunoscut-o pe Carmen, care conduce un atelier de ambalaje personalizate, iar ea ți-a spus că îi e greu să găsească clienți printre magazinele online mici. Mesajul ar putea fi: „Bună, Carmen, mă bucur că am vorbit ieri la masa de cafea, mai ales despre ambalajele pentru magazinele online mici. Ți-am atașat un material despre cum își calculează un magazin mic costul ambalării pe comandă; poate îți e util când discuți cu clienții. Dacă vrei, putem vorbi douăzeci de minute joi sau vineri despre cum ne-am putea ajuta reciproc. Dacă nu e momentul potrivit, nicio problemă.”
Mesajul este scurt, personal, conține ceva folositor și lasă decizia în mâna ei. Nu cere un contract, nu face reclamă și nu pune presiune.
Ce faci dacă persoana nu răspunde?
Tăcerea nu înseamnă automat refuz. Oamenii uită, citesc pe fugă și amână. Un al doilea mesaj, după șapte-zece zile, este perfect acceptabil, cu condiția să aducă ceva nou: un alt articol, o veste despre un subiect discutat, o invitație la un alt eveniment. Nu repeta aceeași cerere cu alte cuvinte.
Dacă nici după al doilea mesaj nu primești răspuns, oprește-te politicos. Păstrează contactul într-o listă și revino peste câteva luni, când ai un motiv real. Relațiile de afaceri se măsoară în ani, nu în săptămâni.
Cum procedezi cu persoanele pe care nu le-ai cunoscut direct?
La evenimente mari se întâmplă să vezi o persoană pe scenă sau în listă fără să apuci să vorbești cu ea. Un mesaj către un astfel de om poate funcționa, dar trebuie să fie și mai precis: menționează o idee din prezentarea lui, spune de ce ți-a rămas în minte și pune o singură întrebare. Mesajele generice de tipul „aș vrea să ne conectăm” se pierd printre sute de altele.
Poți merge și printr-un cunoscut comun. Dacă un coleg a vorbit cu persoana respectivă, cere-i o prezentare scurtă. Un contact introdus de cineva de încredere primește mult mai multă atenție decât unul venit de nicăieri, iar de aici începe de fapt și rolul unei comunități, așa cum arată și textul despre rolul comunității în sprijinul unui antreprenor.
Cum îți organizezi follow-up-urile ca să nu uiți pe nimeni?
În seara evenimentului, notează pentru fiecare persoană trei lucruri: numele, un detaliu din discuție și acțiunea promisă. Poți face asta într-un tabel simplu sau în notițele telefonului. A doua zi dimineață, trimite mesajele în ordinea priorității: întâi cei cărora le-ai promis ceva, apoi cei cu potențial real de colaborare, apoi restul.
Programează-ți și o verificare la două săptămâni, ca să vezi cu cine nu ai mai vorbit și cui trebuie să-i mai scrii. Fără un sistem minim, entuziasmul de după eveniment se stinge repede.
Întrebări frecvente
Cât de repede trebuie să scriu după eveniment?
În primele 24–48 de ore. După o săptămână, mesajul mai poate funcționa, dar va trebui să readuci contextul mai detaliat.
E în regulă să trimit același mesaj mai multor persoane?
Nu. Poți păstra structura, dar fiecare mesaj trebuie să conțină un detaliu personal. Mesajele identice se recunosc imediat și sunt ignorate.
Trebuie să propun mereu o întâlnire?
Nu. Uneori cel mai bun pas următor este doar trimiterea unei informații utile. Întâlnirea vine firesc, după ce omul a văzut că îi oferi ceva de valoare.
