O seara cu 80 de colegi se poate strica din cauze banale. Sala e prea mica, parcarea e plina de la ora 18, iar muzica acopera orice discutie. Organizatorii afla aceste lucruri abia in ziua evenimentului, cand nu mai exista timp pentru nicio schimbare.
Alegerea locatiei vine inaintea meniului, a invitatiilor si a programului. O firma care cauta catering sector 1 Bucuresti ajunge repede la aceleasi intrebari: unde va sta lumea, cat de usor ajunge acolo si ce se intampla daca ploua. Raspunsurile decid aproape tot restul planului, de la numarul de ospatari pana la ora la care se incheie seara.
O sala potrivita nu e neaparat cea mai frumoasa. Organizatorii cu experienta verifica aceleasi criterii la prima vizita. Nu cer cunostinte tehnice. Cer doar o ora de atentie si cateva intrebari puse direct administratorului spatiului.
Capacitatea reala a salii
Numarul scris pe pliant arata, de obicei, capacitatea maxima in picioare. Pentru evenimente corporate cu cina servita la masa, aceeasi sala primeste vizibil mai putini oameni. Diferenta conteaza enorm cand lista de invitati trece de 100 de persoane.
Un calcul orientativ ajuta la prima selectie si scurteaza lista de vizite. Cocktailul in picioare cere cel mai putin spatiu, bufetul cu mese inalte ceva mai mult, iar cina servita la masa aproape dublu.
Scena, standul de DJ si barul ocupa si ele o parte buna din sala. O sala de 200 mp pare generoasa pe hartie. Pentru o cina cu 90 de invitati si program artistic, devine stramta destul de repede.
Accesul din oras
Multe locatii evenimente corporate arata impecabil in fotografii, dar se afla la 50 de minute de birou. Invitatii pleaca devreme ca sa prinda ultimul metrou sau ca sa nu plateasca un taxi scump. Distanta fata de sediu spune mult despre cat de lunga va fi seara.
Accesul se judeca din perspectiva invitatului, nu a organizatorului, care de obicei vine cu masina proprie. La vizita, cateva verificari simple scot la iveala problemele de acces:
- durata drumului de la birou, la ora evenimentului
- distanta pana la cea mai apropiata statie de metrou
- o intrare fara trepte pentru invitatii cu mobilitate redusa
- locul unde pot opri taxiurile si autocarele
Un eveniment in centrul orasului castiga la acces si pierde, uneori, la spatiu. Compromisul se face constient, cu lista invitatilor in fata, nu dupa pozele de pe site.
Parcarea, detaliul uitat mereu
In zonele centrale ale Bucurestiului, parcarea este prima problema reclamata de invitati. Un eveniment cu peste o suta de invitati aduce usor zeci de masini, chiar daca o parte vin cu taxiul. Putine locatii din centru au atatea locuri proprii, iar strazile din jur se umplu rapid seara, mai ales vinerea.
Solutiile exista si se negociaza din timp. Unele spatii au intelegeri cu parcari publice din apropiere, altele accepta un serviciu de valet pentru seara respectiva. Varianta cea mai simpla ramane un transport comun de la sediu, cu un microbuz care face doua sau trei curse.
Informatia despre parcare trebuie sa apara in invitatie. O harta simpla si doua randuri de explicatii scutesc organizatorul de zeci de telefoane in seara evenimentului.
Acustica, testata la fata locului
Sunetul este criteriul cel mai rar verificat. O sala cu tavan inalt, pereti de sticla si pardoseala de piatra transforma 80 de conversatii intr-un zgomot continuu. Dupa o ora, oamenii ies afara doar ca sa se poata auzi.
Administratorii descriu aproape mereu sala ca fiind potrivita pentru orice tip de eveniment. Un test de zece minute la vizita spune mai mult decat orice fisa tehnica:
- se vorbeste normal din doua colturi opuse ale salii
- se cere pornirea sistemului audio la volumul de seara
- se intreaba de limita de decibeli sau de ora de liniste impusa de vecini
- se verifica unde stau boxele fata de mese
Materialele moi ajuta mult, chiar si intr-o sala dificila. Draperiile, fetele de masa lungi si covoarele absorb o parte din ecou. O locatie cu o zona separata pentru discutii, departe de scena, rezolva problema pentru invitatii care nu vor sa danseze toata seara. Pentru o cina cu discursuri, intr-o sala de marime medie, un microfon fara fir si doua boxe bine plasate sunt suficiente.
Un plan B pentru vreme
Terasele si gradinile sunt tentante intre mai si septembrie. Vremea din Bucuresti se poate schimba in doua ore, iar o furtuna de vara nu anunta cu o saptamana inainte. Planul de rezerva se stabileste odata cu rezervarea, nu in ziua evenimentului.
Variantele uzuale sunt un cort inchis lateral, o sala interioara pastrata libera sau o terasa acoperita, cu incalzire. Fiecare are un cost separat. Unele locatii includ sala de rezerva in pret, altele o factureaza doar daca este folosita, iar diferenta merita trecuta clar in contract.
Decizia se ia, de regula, cu o zi sau doua inainte, pe baza prognozei. Toamna si iarna, spatiul interior este oricum solutia principala. Atunci conteaza incalzirea si garderoba, adica un loc sigur pentru 100 de paltoane.
Vizita care decide totul
O locatie se alege pe teren, nu din prezentari. O vizita facuta la ora la care va avea loc evenimentul arata lumina reala, traficul din zona si zgomotul din jur. Pozele facute la pranz, cu sala goala, ascund exact aceste detalii.
Organizatorii cu experienta pleaca de la invitati, nu de la spatiu. Numarul de persoane, varsta medie, durata serii si formatul mesei restrang lista la doua sau trei variante. De acolo, alegerea devine mult mai simpla.
Rezervarile pentru lunile aglomerate, cum sunt iunie si decembrie, se fac cu cateva luni inainte. Un calendar strans lasa putin loc de negociere. Timpul castigat la inceput se regaseste in calmul din seara evenimentului.