La inceput de drum, fiecare decizie de cheltuiala conteaza mai mult decat pare. Antreprenorii se gandesc mult la produs, la clienti si la echipa, dar dotarea biroului ajunge de multe ori sa fie tratata ca o formalitate: cumperi ce trebuie si mergi mai departe. Problema e ca tocmai aceste achizitii aparent marunte, de la mobilier la echipamente de printare, aduna sume care ies din firma exact in perioada in care lichiditatea e cel mai importanta. Iar un copiator sau un multifunctional performant nu e o cheltuiala mica.
Capitalul blocat, cea mai scumpa greseala la inceput
Orice suma investita intr-un echipament este o suma care nu mai lucreaza in altceva. Pentru o firma tanara, banii pusi intr-un aparat de birou sunt bani care nu ajung in marketing, in stoc sau in angajarea omului de care ai nevoie. Diferenta se vede mai ales in primele luni, cand ritmul de crestere depinde direct de cat de repede poti reactiona la o oportunitate. La asta se adauga un risc practic: alegi un echipament pe baza unei estimari, iar daca volumul real se dovedeste altul, ramai cu un aparat nepotrivit pe care oricum l-ai platit integral.
Ce inseamna sa nu detii echipamentul
De aici vine logica inchirierii. In loc sa cumperi aparatul, platesti lunar pentru dreptul de a-l folosi, iar in acel cost intra echipamentul, consumabilele, mentenanta si interventia in caz de defectiune. Practic, nu mai gestionezi nimic din partea tehnica. Serviciile de inchiriere copiatoare si imprimante pentru companii functioneaza pe acest principiu: furnizorul ramane proprietarul echipamentului si raspunzator de buna lui functionare, iar tu platesti doar utilizarea. Pentru o firma care vrea sa isi pastreze lichiditatea, diferenta fata de o achizitie este semnificativa.
Cat de mult conteaza costul previzibil
Al doilea castig e unul de planificare. Cu un echipament cumparat, cheltuielile apar aleatoriu: azi tonerul, peste doua luni o piesa, la un moment dat o reparatie mai serioasa. Fiecare dintre ele pica exact cand nu te astepti. Cu un abonament, suma e aceeasi in fiecare luna si intra simplu in bugetul firmei. Pentru un antreprenor care isi urmareste cash-flow-ul, predictibilitatea asta valoreaza mai mult decat pare la prima vedere, pentru ca elimina o categorie intreaga de cheltuieli-surpriza.
Echipamentul creste odata cu firma
Un alt avantaj tine de flexibilitate. Poti porni cu un echipament dimensionat pe volumul actual, mic, si il poti schimba cand activitatea creste, fara o noua investitie. Furnizorii cu parc propriu mare pot face aceasta adaptare fara probleme; Copier Service, de exemplu, are peste 650 de echipamente in regim de inchiriere la nivel national, tocmai pentru a putea acoperi nevoi foarte diferite ca volum. Asta inseamna ca nu esti nevoit sa anticipezi corect de la inceput cat vei printa peste doi ani.
Cand devine o necesitate reala
Pentru multe firme, momentul in care echipamentul de printare devine cu adevarat important vine odata cu volumul de documente. Facturi, contracte, dosare si documente contabile se aduna repede, iar o imprimanta mica de birou nu mai face fata. Birourile de contabilitate si firmele care lucreaza intens cu documente ajung sa aiba nevoie de un multifunctional A3, capabil sa copieze, sa printeze si sa scaneze zilnic fara intreruperi. In cazul lor exista si variante de inchiriere copiator pentru firme de contabilitate, gandite pentru acest tip de flux. Cand echipamentul se defecteaza, timpul de reactie devine critic: la Copier Service, interventia se face in 2-8 ore pentru clientii cu contract, tocmai pentru ca activitatea sa nu se blocheze.
Intrebari frecvente
De la ce volum merita sa inchiriezi in loc sa cumperi?
In general, inchirierea devine avantajoasa atunci cand printezi constant si depinzi de echipament in activitatea zilnica. La volume foarte mici si ocazionale, o imprimanta simpla cumparata poate fi suficienta.
Ce intra in costul lunar?
Echipamentul, consumabilele, mentenanta si interventia la defectiuni. Nu platesti separat pentru toner sau reparatii.
Ce se intampla daca firma creste si am nevoie de altceva?
Echipamentul poate fi inlocuit sau adaptat la noul volum fara o noua investitie, conditiile fiind stabilite prin contract.
Inchirierea e potrivita si pentru o firma mica, la inceput?
Da, tocmai pentru ca elimina investitia initiala si pastreaza capitalul disponibil pentru activitatea de baza, cu un cost lunar previzibil.